MELHORIAS DE PROCESSO DO SETOR DE DOCUMENTAÇÃO NO ATENDIMENTO DO CLIENTE INTERNO DE UM HOSPITAL

Resumo

Este artigo propõe a minimização do tempo em que os processos de acesso à documentação de um hospital são feitos, de modo que os colaboradores consigam em uma quantidade de tempo reduzida e uma maior visibilidade da área operar o seu serviço de forma eficaz. As observações da área de estudo foram feitas no setor de documentação de um hospital no centro oeste paulista no período de maio de 2019, com o auxílio de um estudo de caso, pesquisa exploratória e brainstorming (tempestade de ideias), por meio dos colaboradores e gestores do setor, que sugeriram ideias para que o processo fosse padronizado. Por meio disto, houve uma redução de 52,7% no tempo que era gasto com a circulação dos colaboradores no setor, havendo um aumento na visualização dos prontuários e redução dos erros de arquivamento, com o remanejamento e etiquetagem nos armários e nas prateleiras. Conclui-se que as metodologias empregadas em processos logísticos de armazenagem comercial e industrial podem ser empregadas com sucesso em procedimentos de documentação e arquivamento de documentos, aumentando a produtividade e consequentemente, reduzindo custos de infraestrutura e trabalho dos colaboradores de um setor.

Palavras-chave: Layout. Padronização. Otimização.

IMPROVEMENTS OF PROCESS OF THE DOCUMENTATION SECTOR IN THE SERVICE OF THE INTERNAL CUSTOMER OF A HOSPITAL’S

ABSTRACT

This article proposes to minimize the time in which the procedures for accessing a hospital's documentation are made, so that employees can achieve a reduced amount of time and greater visibility of the area to operate their service effectively. The observations of the study area were made in the documentation department of a hospital in the center west of São Paulo in the period of May 2019, with the aid of a case study, exploratory research and brainstorming, through the collaborators and managers of the sector, who suggested ideas for the process to be standardized. As a result, there was a 52.7% decrease in the time spent with the circulation of employees in the industry, with an increase in the number of records and reduction of filing errors, with the relocation and labeling of the cabinets and the shelves. It is concluded that the methodologies employed in commercial and industrial warehousing logistic processes can be used successfully in document documentation and archiving procedures, increasing productivity and consequently reducing the infrastructure and work costs of the employees of an industry.

Key Words: Layout. Standardization. Optimization