DESENVOLVIMENTO DE UM SISTEMA MOBILE PARA PRESERVAÇÃO E ARQUIVAMENTO DE DOCUMENTOS DE UMA ORGANIZAÇÃO FILANTRÓPICA

Resumo

Todas as organizações necessitam de um sistema de arquivamento eficiente para documentos variados, desde ordens de compra e venda até atas de reuniões e memorandos. Com a globalização e as mudanças no mundo pós-pandemia, a digitalização documental tornou-se essencial. Este estudo teve como objetivo desenvolver uma aplicação mobile de gerenciamento eletrônico de documentos (GED) para uma organização filantrópica em Avaré/SP, buscando preservar e organizar documentos de forma prática e segura. A aplicação é acessada por diferentes usuários da organização, com níveis variados de acesso, permitindo o upload de arquivos PDF de documentos previamente impressos. O desenvolvimento foi realizado com o Flutter, tecnologia que ofereceu eficiência e confiabilidade, enquanto o Firebase foi empregado para armazenamento de dados e o Google Drive para armazenamento de documentos, garantindo acesso seguro em nuvem. Testes em dispositivos reais e emuladores asseguraram que o sistema fosse funcional e acessível a todos os usuários. A solução desenvolvida não apenas facilitou a recuperação e o armazenamento seguro de documentos, mas também proporcionou proteção a registros históricos, antes vulneráveis a danos físicos. O sistema revelou-se uma ferramenta essencial para preservação documental e para o gerenciamento de arquivos, com potencial de expansão futura, incluindo funcionalidades como relatórios gerenciais e controle aprimorado de acessos. Além de atender às necessidades atuais da organização, o sistema poderá beneficiar futuras gerações, oferecendo acesso a informações cruciais de forma segura e eficiente.

 Palavras-chave: Armazenamento em nuvem. Gerenciamento de arquivos. Segurança da informação. 

DEVELOPMENT OF A MOBILE SYSTEM FOR PRESERVING AND ARCHIVING DOCUMENTS OF A PHILANTHROPIC ORGANIZATION

ABSTRACT

All organizations require efficient systems for managing and preserving documents, ranging from purchase and sales orders to meeting minutes and memoranda. Within the context of globalization and the transformations observed in the post-pandemic world, document digitization has become essential for ensuring accessibility, security, and long-term preservation of institutional information. This study aimed to develop a mobile application for Electronic Document Management (EDM) for a philanthropic organization in Avaré, São Paulo, Brazil, aiming to preserve and organize documents in a practical and secure manner. The application can be accessed by different users within the organization, with distinct permission levels, allowing the upload and storage of PDF files derived from previously printed documents. The system was developed using Flutter technology which provided efficiency and cross-plataform compatibility. Firebase was used for data storage, while Google Drive served as the cloud storage platform for documents, ensuring secure cloud access. Tests carried out on real devices and emulators ensured functionality, usability and accessibility of the system. The proposed solution improved document retrieval and secure storage while also protecting historical records that were previously vulnerable to physical deterioration. The system demonstrated strong potential as a tool for document preservation and digital file management, with future possibilities of expansion, including management reports and enhanced access control mechanisms. In addition to meeting the current needs of the organization, the system may also benefit future generations by providing secure and efficient access to crucial information.

Keywords: Cloud Storage. File management. Information security